La Gestión de Proyectos comprende las actividades de administración, planificación, controle y coordinación de las actividades, de los recursos, riesgos y calidad. Un proyecto es considerado exitoso cuando cumple con los requisitos de calidad, costo, plazo y alcance.
Para hacer una buena gestión de proyectos, es necesario mapear los involucrados en el proyecto. Fuera el Gestor de proyectos, hay el patrocinador del proyecto (Sponsor), el equipo de gestión de proyecto (parte estratégica del proyecto), el equipo del proyecto (ejecución de las tareas) y los stakehorders (las personas que no pertenecen al equipo del proyecto, pero que son afectadas por él, y pueden contribuir en el proyecto).
Para ayudar en la organización de la Gestión de Proyectos hay un conjunto de prácticas y procesos definidos, que permite una buena gestión mediante metodologías y herramientas. Con eso se define un ciclo de vida para el proyecto, que consiste en 5 fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre.
El PMI (Project Management Institute) hay desarrollado normas de buenas prácticas en gestión de proyectos. Estas buenas prácticas están contenidas en un documento llamado PMBok (Project Management Body of Knoledge). En el PMBok son definidas 9 áreas de conocimiento, que se distribuyen en las 5 fases del ciclo de vida del proyecto:
1. Definición del Plan y Alcance del proyecto,
2. Gestión de los Plazos
3. Gestión de Costos
4. Gestión de los Riesgos
5. Gestión de la Calidad
6. Gestión de la Comunicación
7. Gestión de los Recursos Humanos
8. Gestión de Contratos
9. Gestión de Cambios
Cada una de las nueve áreas tiene un conjunto de procesos y documentos necesarios para desarrollar sus actividades, y también generan documentos para que sean utilizados en la próxima fase.
Los procesos del ciclo de vida interactúan de acuerdo con el tiempo del proyecto.
En cada fase del ciclo de vida del proyecto hay un conjunto de actividades definidas, que comprende las 9 áreas de conocimiento:
1. Iniciación
En esta etapa son definidas la declaración del alcance, los objetivos, los participantes y sus roles, los involucrados en el proyectos y las autoridades de gestión dentro del proyecto.
En la fase de Iniciación se produce un documento de autorización del proyecto, llamado Project Charter, que contiene las informaciones básicas del proyecto (objetivo, alcance, equipo, stakeholders y la autorización formal del sponsor). También en esta fase hay el documento de Kick Off del Proyecto, que lo presenta y marca su inicio formal.
2. Planificación
La planificación consiste de una descomposición jerárquica de todo el trabajo que se debe realizar para ejecutar el proyecto y alcanzar sus objetivos.
En esta etapa se definen los entregables del proyecto, y se construye la estructura de actividades y lo esfuerzo para hacerlas. Esta estructura es conocida como WBS (Work Breakdown Structure).
También se define en esta fase lo encadenamiento entre las tareas definidas para generar los entregables. Con la relación entre las tareas y la estimación de los esfuerzos necesarios, se construye un cronograma para el proyecto. Para la gestión del cronograma hay algunas técnicas conocidas, como por ejemplo el CPM (Critical Path Method), que tiene como base el monitoreo de las tareas que pueden generar retrasos. También hay el método de la Cadena Crítica (Critical Chain), que considera las tareas que no tienen huelgas (pueden generar retrasos), pero también considera los recursos que van hacer las tareas.
También en esta etapa son definidas las personas que van a trabajar en cada actividad, la planificación de los costos, el plan de riesgos (definición de los riesgos principales y un plan de respuesta a ellos – contingencias o mitigación de impacto/probabilidad), el plan de comunicación (personar involucradas y herramientas de comunicación utilizadas), los indicadores de calidad del proyecto, y el plan de contratación.
3. Ejecución
En esta fase se ejecutan las actividades y tareas definidas en la etapa anterior. Para hacer el seguimiento de la ejecución se puede realizar reuniones, y definir una ficha para orientar los temas discutidos en las reuniones. También se hace una Minuta de Reunión, que es un documento formal de lo expresado en las reuniones de trabajo.
4. Seguimiento y Control
En esta fase se define el documento de gestión de cambio, que consiste en el control de los cambios en alcance del proyecto, y los impactos en plazos y costos. También son definidos los informes de los avances del proyecto, que son documentos para informar el avance del proyecto de forma general y también detallada, y contiene curva de evolución, histórico, principales hitos y puntos de atención. También en esta fase se construye la “curva S”, que sirve para el seguimiento de los costos y plazos del proyecto y monitorear los desvíos.
5. Cierre
En el cierre del proyecto se hace un documento con la descripción de los resultados del proyecto en todo su ciclo de vida (histórico del proyecto). También en esta etapa. También se define un documento para seguimiento post-implementación, para medir el desempeño de los indicadores definidos, para verificar se comparar con el status antes y después del proyecto. Por fin, hay también una última fase, que es la compilación de las lecciones aprendidas, para que sean utilizadas en otros proyectos similares.
En Vivo la gestión de proyectos está bastante estructurada en las áreas de implementación (Redes y TI). La metodología de PMI está ajustada a las necesidades de gestión de los proyectos de Telecom. Por otro lado, otras áreas de la empresa no usan tanta estructura para gestionar sus proyectos. Una mejoría podría ser la unificación de los procesos de gestión de proyectos en toda empresa. También hay un punto a mejorar que es compartir las lecciones aprendidas entre proyectos. Un local único de repositorio de información de proyectos realizados puede ayudar en esta cuestión.
Felicitaciones por tu buen comienzo en el blog!
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